Wedding Planner ... metodi e suggerimenti di una professionista del settore

Quella della Wedding Planner è una professione sempre più richiesta dalle future coppie di sposi e su questo argomento abbiamo avuto il piacere di fare una chiacchierata con Sara DFZ Wedding Agent & Designer che ci ha raccontato i suoi metodi di lavoro e fornito alcuni utili suggerimenti per chi sta organizzando il proprio matrimonio. 

Ciao Sara, raccontaci qual'è stata la tua motivazione per diventare una Wedding Planner e cosa ti appassiona di più di questo lavoro?

Dante scrisse “L’Amor che move il sole e l’altre stelle”, ecco, l’amore e la passione sono ciò che mi hanno spinto tra le braccia di questo lavoro, che me lo hanno fatto scegliere tra tanti, e grazie al quale ogni giorno vivo con i miei sposi le più forti e disparate emozioni.

Puoi raccontarci un po' del tuo percorso professionale e delle esperienze che ti hanno portato a diventare una Wedding Planner?

Sin da piccola sono sempre stata molto creativa.  Ho provato a seguire questa mia vena artistica inizialmente frequentando il Liceo Artistico, il quale però si è dimostrato purtroppo non essere una scuola formativa; ci ho riprovato successivamente con la Facoltà di Architettura, la quale però mi dava la possibilità di mettere in campo solo la mia estrema precisione e molto poco la mia vena artistica. Così ho orientato i miei studi verso la Pedagogia e mi sono laureata nel 2018 specializzandomi nella Lingua dei Segni Italiana. A livello lavorativo passavo da una situazione all’altra, nessun ambiente mi dava gioia al 100%, iniziavo tutto con molta speranza ed entusiasmo ma poco dopo mi rendevo conto che non era quella la mia strada.  Non ero soddisfatta… Poi in occasione dell'organizzazione del matrimonio di mia cugina, della mia migliore amica e poi finalmente del mio, ho iniziato a scoprire la mia vera passione. Girare per Atelier, fioristi, location, lavorare ai progetti, pensare e realizzare Stationery e allestimenti mi dava gioia, più facevo e più mi appassionavo… e così, il giorno dopo il mio matrimonio,  ho pienamente realizzato che quello sarebbe stato ciò che avrei voluto fare, perché mi rendeva felice, mi faceva vivere bellezze e neanche a farlo apposta rappresentava la perfetta linea di congiunzione tra la Pedagogia (ascolto-empatia-gentilezza), la Creatività (idee-progetti), l’Arte (colori-materiali-bello) e la Precisione… insomma andava a delineare la mia persona in toto.

Appena compresa con concretezza la mia strada ho cominciato a seguire le più famose WP, a formarmi frequentando corsi, a fare più esperienza possibile sul campo. Da allora mi sono occupata di matrimoni importanti, di influencer con grande seguito, ma anche e soprattutto di matrimonio di persone “normali”, sì normali perchè TUTTI possono avere e devono avere una WP al proprio fianco nel percorso di organizzazione del proprio matrimonio, un'esperta che li consigli, li guidi, li tuteli e realizzi i loro desideri rispettando i loro gusti, il loro stile ed il loro budget.

Ogni matrimonio che organizzo e ogni coppia di sposi che sceglie di fidarsi e di affidarsi a me mi insegna qualcosa di nuovo e mi permette di crescere, sia come professionista che come persona.

Quali sono le fasi principali nella pianificazione di un matrimonio e come gestisci ogni aspetto per garantire che tutto vada per il meglio?

Credo che il matrimonio sia come una tela bianca, gli sposi si trovano davanti ad essa nel momento in cui decidono di unire le loro vite, ma spesso non sanno da dove cominciare per dipingere il quadro. Ed è così che negli anni ho creato e affinato il mio metodo “Arte organizzata”, con il quale guido le mani degli sposi in tutte le fasi del percorso di organizzazione, dall’individuazione del soggetto da dipingere, al suo bozzetto a matita, fino alla scelta dei più giusti colori e tecniche.

Il mio metodo è una garanzia di risultato e segue fondamentalmente tre fasi:

FASE ORGANIZZATIVA: è la primissima e più delicata fase dell’organizzazione durante la quale si scelgono e definiscono tutti i fornitori che andranno a formare il teamwork del matrimonio. La scelta dei fornitori segue un ordine ben preciso per avere la certezza di riuscire a chiudere la squadra, rimanendo sotto o a filo del budget iniziale definito dagli sposi per il proprio matrimonio.

FASE di PROGETTAZIONE: questa fase non è completamente distinta dalla prima ma nasce e cresce di pari passo con essa; si tratta infatti della fase creativa durante la quale assieme agli sposi si definisce la Moodboard di riferimento del matrimonio e sulla base di questa si va a creare il Progetto dell’evento. Insieme alla coppia studiamo ogni piccolo dettaglio per renderlo unico e personalizzato e mai nulla viene lasciato al caso o all’improvvisazione.

FASE “The big day”: arriviamo così all’ultima grande fase del matrimonio, il grande giorno. Gestisco e coordino i fornitori fornendo loro un timing dettagliato, sono pronta per intervenire nella risoluzione di eventuali imprevisti senza che nessuno se ne accorga e soprattutto il mio compito è far sì che gli sposi si godano il proprio giorno, divertendosi e non avendo nulla a cui pensare se non ai loro ospiti.

Come ti assicuri di comprendere appieno le esigenze e i desideri dei tuoi clienti?

L’ascolto attivo, l’empatia ed il rapporto di fiducia ed amicizia che creo con i miei sposi sono la chiave. Ascolto le loro idee e cerco di capire il tono che vogliono dare al loro giorno speciale e quando presento loro le mie proposte, sono loro stessi a darmi conferma del fatto di essere riuscita a comprendere ciò che desiderano. Ecco perchè la mia firma è la creazione di matrimoni che parlano davvero degli sposi. Ogni matrimonio deve essere una rappresentazione autentica della coppia, ed è il mio compito capire come farlo emergere in modo originale. E’ importante sottolineare però che gli sposi, con me, sono sempre in prima linea nell’organizzazione del loro matrimonio e le decisioni sono SEMPRE degli sposi, il mio ruolo NON E’ scegliere ma guidare e supportare.

Quali sono le sfide più comuni che affronti durante la pianificazione di un matrimonio e come le superi?

La primissima e più importante sfida riguarda la creazione di una profonda e sincera relazione basata sulla fiducia, la comprensione e l’empatia, senza di esse non sarebbe possibile lavorare al loro grande giorno.  Non dimentichiamoci però delle sfide sul campo. Il meteo e l’imprevisto sono le due più fastidiose. La prima è l’unico vero aspetto non controllabile né modificabile, perciò in base ad esso bisogna essere sempre pronti nell’attuare cambiamenti e trovare soluzioni adeguate ed immediate. La seconda è sempre dietro l’angolo perchè ad un evento come il matrimonio lavorano dietro le quinte tantissimi attori e si sa, più teste ci sono più è alta la possibilità d’insorgenza di problematiche. Ogni matrimonio mi insegna qualcosa di nuovo ma con la mia esperienza affronto tutte le sfide che mi si presentano con serenità, anticipando problemi e trovando soluzioni veloci ed efficaci. Rimanere calmi e concentrati è fondamentale, e questo trasmette anche agli sposi una sensazione di sicurezza.

Come ti mantieni aggiornata sulle ultime tendenze nel settore dei matrimoni e come le integri nel tuo lavoro?

Mi piace partecipare a fiere, workshop e seminari, confrontarmi con altri professionisti e seguire le riviste e i blog di settore. Le tendenze sono in continua evoluzione e cerco sempre di adattarle in modo che non diventino semplicemente una ripetizione di ciò che si vede ovunque. Integrando le novità con il mio stile personale e con lo stile degli sposi, il mio obiettivo è quello di proporre soluzioni sempre innovative senza mai perdere di vista il carattere unico della coppia e di ogni matrimonio.

Quali consigli daresti a una coppia che sta iniziando a pianificare il proprio matrimonio?

Il consiglio che do sempre è di non farsi prendere dallo stress e di godersi il processo. Mi batto ogni giorno per far capire agli sposi che la mia figura è nata per offrire supporto a coppie normali con budget normali. Io aiuto i miei sposi a navigare in questo mare infinito che è il percorso di organizzazione del matrimonio, a scansare i finti fornitori, a selezionare quelli più adatti alle loro esigenze e ad orientarsi verso servizi di cui davvero necessitano, senza perdere tempo e soprattutto senza sprecare soldi in qualcosa di inutile ed inadatto. Perciò, affidatevi ad una WP esperta, salverà il vostro matrimonio ed il vostro budget.

Come gestisci il budget di un matrimonio e quali strategie utilizzi per ottimizzare le spese senza compromettere la qualità?

La gestione del budget è sempre una nota dolente all’interno dell’organizzazione del matrimonio. Lavoro con gli sposi per stabilire un budget chiaro e definito e poi insieme, pianifichiamo in che modo allocarlo al meglio. Esistono modi per ottimizzare le spese senza sacrificare la qualità: ad esempio, sfruttando fornitori locali, riducendo i costi superflui e concentrandosi su ciò che davvero è prioritario per la coppia. Consiglio sempre di procedere un passo alla volta nel percorso di organizzazione, passando da una scelta all’altra secondo un ordine ben preciso ed in base all’importanza e alla grandezza del servizio ed ogni volta che si attua una scelta e che perciò si blocca un fornitore, il budget viene ri-analizzato e se necessario ri-allocato per far concludere l’organizzazione del matrimonio rispettando l’obiettivo iniziale “under budget”.

Qual è il tuo approccio per lavorare con fornitori e collaboratori, e come garantisci che tutti siano allineati per il grande giorno?

Il mio approccio è basato sulla trasparenza e sulla comunicazione costante. Lavoro con fornitori di fiducia che condividono la mia filosofia di qualità e personalizzazione.  La coordinazione e la collaborazione è fondamentale per il buon esito dell'evento, e per questo motivo organizzo incontri regolari e definisco chiaramente ogni responsabilità. Ogni fornitore deve sapere cosa aspettarsi, ed io garantisco agli sposi che il loro matrimonio verrà realizzato rispettando le loro aspettative.

Grazie Sara per averci raccontato la tua esperienza in qualità di Wedding Planner e averci trasmesso la tua passione per questo lavoro. 

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